L’OT définit et transmet sa politique

L’OT définit clairement sa politique stratégique et ses objectifs avec la collectivité. Le plan d’actions 2016 a été d’abord présenté au président et vice-présidents de la Communauté de Communes avec le budget prévisionnel, accepté et ensuite validé en Conseil d’Administration.

Le Conseil d’Administration du 2 février 2016 a validé la mise en place de la Démarche Qualité qui a pour objectifs à long terme : le classement de l’OT en niveau I en 2020, le développement de la Marque Qualité Tourisme auprès des prestataires touristiques en vue de mieux qualifier l’Offre et à court terme : la consolidation de nos bases de fonctionnement avant le passage au nouveau périmètre. Lire la suite

L’OT gère ses ressources humaines

L’OT gère ses ressources humaines sur la base d’un organigramme récemment modifié suite à la mise en place de la mission Qualité et d’une matrice de compétences.

Les fiches de poste existent depuis 2003, elles ont été toutes vérifiées à la suite des entretiens individuels de 2014 (consultables sur place). Des fiches de poste sont mises en place pour les renforts saisonniers également.

Un tableau plan de formation sur 3 ans (2015-2017) a été mis en place pour l’ensemble de l’équipe.

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L’OT forme régulièrement son personnel

A l’arrivée de la nouvelle direction en septembre 2014, la première étape a été de rencontrer individuellement chaque salarié pour définir un point de départ. Un constat a été fait, le Plan de Formation sur l’ensemble du Personnel avait été mis en sommeil et les demandes en interne existaient. Dés 2015, il a été choisi de mettre un « coup de fouet » et de rattraper le retard en terme de formations mais également la mise en place d’éductours internes, d’inciter à la participations aux journées professionnelles organisées par l’ADT et d’encourager à s’inscrire à des congrès professionnels spécialisés notamment sur le numérique.  Lire la suite

L’OT met en place une procédure d’intégration du nouvel entrant ou personnel non permanent

Avec la mise en place de la Démarche Qualité et notamment par la rédaction de ce MAQ-Blog, le nouvel entrant pourra découvrir d’une manière ludique notre façon de fonctionner.

l’OT a souhaité distinguer la procédure d’intégration pour le personnel nouvel-entrant-saisonnier et le « stagiaire«  en observation ou de courte durée. Le guide du partenariat appelé dans ce cas  « OT mode d’emploi » est transmis également avec un dossier complet de documentations de notre office de Tourisme. Lire la suite

L’OT dispose de moyens matériels pour réaliser ses missions

Dans un objectif économique et dans un esprit de mutualisation, l’OT et la Communauté de Communes se rassemblent pour l’investissement numérique, téléphonique etc… C’est la collectivité qui porte cet investissement. Une réunion avec les services techniques de la Communauté de Communes est prévue chaque année pour faire le point sur les besoins et sur les évolutions à prévoir et à planifier. Lire la suite

L’OT organise sa communication en interne

La communication interne de l’OT est organisée sous différentes formes :

  1. Chaque salarié dispose d’une adresse e-mail interne personnelle et une adresse mail professionnelle selon sa mission (partagée ou non selon les postes).
  2. Avec des réunions en interne entre direction et responsable de services avec compte-rendus accessibles à tout le personnel.
  3. Des réunions de toute l’équipe avec un compte-rendu  accessible à tout le personnel sur le serveur dans Accueil/ Eductour – Compte rendu.
  4. Un « Cahier Informations » enregistré sur google drive permet un accès direct à l’ensemble du personnel.
  5. Pour préciser cette information, des mails sont envoyés à toute l’équipe avec la mention « e-mail-note-a-toute-lequipenote à toute l’équipe » ou « Note de services » selon le sujet abordé.
  6. Tout le personnel est automatiquement abonné à la Newsletters et est destinataire de tous les e-mailings envoyés.

2.6 2.6.1

L’OT met en place les enregistrements nécessaires

Les enregistrements sur la Qualité de travail sont faits par l’OT, ce qui apportent la preuve du respect des engagements.

Ces enregistrements sont conservés et disponibles pour un contrôle externe grâce au Tableau des enregistrements qui reprend l’historique des révisions.

2.8 2.8.1

L’OT met en place des indicateurs d’activité

L’Observatoire Touristique de l’OT s’appuie sur de nombreux indicateurs d’activités : fréquentation visiteurs, téléphone, e-mail et courrier, site internet….

Il possède aussi des éléments d’analyse par un cabinet extérieur G2A qui permet la comparaison avec d’autres stations pyrénéennes et alpines. La présentation de l’été 2016 est prévue le 16 décembre 2016.

Ces données sont ensuite analysées à l’année.

2.9 2.9.1

L’OT met en place des indicateurs de Qualité

L’OT mesure sa qualité avec différents outils mis en place récemment : le questionnaire de satisfaction, les avis sur son site internet encadré par une charte, la récolte de suggestions, remarques, idées ou dysfonctionnements. Une analyse automatique des réponses permet de situer l’OT sur ces indicateurs touristiques.

Les remarques ou suggestions faites oralement par le client sont notées par les salariés sur le cahier information – onglets- suggestions. Les remarques faites par les prestataires touristiques et celles mentionnées par le personnel sont sur le même support boîte à idées« Lire la suite